Internes Kontrollsystem Steuern (Steuer-IKS)
Auf steuerliche Risiken vorbereitet sein
Internes Kontrollsystem Steuer (Steuer-IKS)
Welche Vorteile können mit dem Aufbau eines Steuer-IKS verbunden sein?
Ziel eines Steuer-IKS ist die Erstellung und fristgerechte Einreichung richtiger Steuererklärungen sowie die Erfüllung der übrigen steuerlichen Pflichten. Dadurch können Risiken für das Unternehmen und die verantwortlichen Mitarbeiter vermieden werden, z.B.
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ungeplante Steuernachzahlungen und darauf entfallende Nebenleistungen,
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zusätzlicher Kostenaufwand für die Berichtigung von Steuererklärungen,
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Geldbußen
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Strafrechtliche Belangung wegen Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Steuerverkürzung,
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Reputationsschäden
Mit Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23.05.2016 hat sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmals zum Thema eines innerbetrieblichen Kontrollsystems geäußert und das Vorhandensein eines wirksamen Steuer-IKS als Indiz gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder einer Leichtfertigkeit gewertet.
Wesentliche Zielparameter bei der Einrichtung eines Steuer-IKS sind
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klare Regelungen der steuerlichen Prozesse
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Implementierung und tatsächliche Durchführung angemessener und wirksamer Kontrollen
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Schaffung eines Schnittstellenmanagements bei der Datenzentralisierung
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Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsmanagements und
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eine effiziente Dokumentation zu Nachweiszwecken
Wie erfolgt die Erstellung eines Steuer-IKS?
BESTANDSAUFNAHME
In einem ersten Schritt erfolgt die Erfassung und Dokumentation des Ist-Zustandes der im Unternehmen bereits vorhandenen Maßnahmen, z.B. zur Fristenüberwachung oder um Belege zu erfassen, zu bearbeiten und aufzubewahren. Da Aufgaben und Kontrollen im Rahmen eines Steuer-IKS delegiert werden, ist die Aufbau-und Ablauforganisation zu untersuchen und die Verantwortlichkeiten der in ihr wirkenden Mitarbeiter zu dokumentieren.
RISIKOANALYSE & BEWERTUNG
In einem nächsten Schritt erfolgt die Risikoidentifizierung und- bewertung. Dabei kann auf allgemeine Erkenntnisse, eigene Erfahrungen sowie auf die Ergebnisse vergangener steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Außenprüfungen zurückgegriffen werden. Je nach Größe, Komplexität und Internationalisierung des Unternehmens können die typischen Risikofelder dabei stark differieren.
STEUERUNGS- UND KONTROLLMASSNAHMEN
Um die konkret identifizierten und quantifizierten Risiken zu beherrschen werden in einem nächsten schritt geeignete Steuerungs-und Kontrollmaßnahmen implementiert. Die Maßnahmen können manueller (z.B. mittels Checklisten) oder automatisierter Natur sein (z.B. Einsatz von Prüfsoftware). Die implementierten Maßnahmen müssen nachhaltig und sorgfältig durchgeführt, systematisch ausgewertet und auf ihre Wirksamkeit hin überprüft werden.
DOKUMENTATION
Die Darstellung der bestehenden Maßnahmen und Verantwortlichkeiten sind fester Bestandteilt der abschließenden Dokumentation. Weitere Bestandteile der Dokumentation können z.B. sein:
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Checklisten
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Prüf- und Kontrollschemata
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Arbeitsanweisungen
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Programmier-und Verarbeitungsanweisungen
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Zugangskontrollen, Protokolle
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Organigramme
Wie erfolgt die Erstellung eines Steuer-IKS mit Dokulytic?
Die Erstellung eines internen Kontrollsystems Steuer (Steuer-IKS) erfolgt im Rahmen einer projektbezogenen Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und dem Berater von Dokulytic.
Über eine gemeinsame Plattform erfolgt dabei sowohl die Daten-und Informationsbeschaffung als auch die Umsetzung der fachlich/textlichen Beschreibungsprozesse.
Der Berater übernimmt dabei eine beratende und moderierende Rolle, dem Auftraggeber obliegt insbesondere die Beschreibung der Geschäftsfelder des Unternehmens, der Ist-Risiken und die Darstellung der Aufbau-und Ablauforganisation.
Der Berater steht dem Unternehmen in allen Erstellungsphasen beratend zur Seite. Er überprüft z.B. die Risikoeinschätzung des Unternehmens auf Plausibilität und die vorgesehenen Maßnahmen auf Angemessenheit und...