Verfahrensdokumentation
nach GoBD
Gut vorbereitet in die nächste Betriebsprüfung
Verfahrensdokumentation GoBD
Was sind die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation?
Mithilfe der Verfahrensdokumentation weisen Unternehmen nach, dass ihre IT-gestützte Buchführung und die Aufbewahrung von Daten und Belegen die in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze erfüllen.
Ziel ist es, die Buchführung und Belegablage in Unternehmen in angemessener Zeit für einen sachverständigen Dritten nachvollziehbar und nachprüfbar zu machen, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung.
Bei Erstellung einer Verfahrens-dokumentation stehen daher die nachstehenden Fragen im Mittelpunkt:
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Wie werden die Belege und Dokumente im Betrieb erfasst, verarbeitet und aufbewahrt?
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Welche IT-Systeme werden im Unternehmen eingesetzt?
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Wie werden Belege und Daten davor geschützt, verfälscht zu werden und / oder verloren zu gehen?
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Wer hat Zugriff auf die Belege und die Daten?
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Durch welche internen Kontrollen wird sichergestellt, dass die im Unternehmen festgelegte Vorgehensweise eingehalten wird?
Aus welchen Bestandteilen setzt sich eine Verfahrensdokumentation zusammen?
ALLGEMEINE BESCHREIBUNG
In der allgemeinen Beschreibung wird das Unternehmen und seine Tätigkeitsbereiche ausführlich beschrieben. Daneben wird dargestellt, unter welchen Rahmenbedingungen und in welchem unternehmerischen Umfeld die eingesetzten Datenverarbeitungs-Systeme angewendet werden. Dazu gehören z.B. die örtlichen Gegebenheiten, an denen buchführungsrelevante Prozesse, wie das Scannen, die Bearbeitung und die Archivierung erfolgen.
ANWENDERDOKUMENTATION
In der Anwenderdokumentation erfolgt eine Beschreibung der fachlichen Prozesse der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme inklusive der Nebensysteme. Dazu gehört z.B. die Darstellung des Datenweges, also ob buchhaltungsrelevante Daten händisch eingegeben oder automatisiert aus externen Datenquellen übernommen werden. Des weiteren müssen Schnittstellen zwischen den Programmen und deren Funktionen und Eigenschaften beschrieben werden.
TECHNISCHE SYSTEMDOKUMENTATION
In der technischen Systemdokumentation erfolgt eine Darstellung der eingesetzten Hard-und Software. Hierbei sind genaue Angaben des Herstellers und der verwendeten Produktbezeichnung erforderlich. Bei Hardwarekomponenten sollten auch die wesentlichen technischen Daten wie Prozessor, RAM und Grafikkarte benannt werden.
BETRIEBSDOKUMENTATION
In der Betriebsdokumentation erfolgt die Beschreibung der Nutzungsprozesse sowie deren Organisation im Alltagsbetrieb der Datenverarbeitungssysteme. Besonderes Augenmerk gilt dabei den betriebsinterne Anweisungen zur Dokumentation von Störungen und zur Sicherheit des IT-Betriebs. Neben den Prozessen im Normalbetrieb sind auch Maßnahmen angeordnete Maßnahmen für den Notbetrieb zu beschreiben.
Wie erfolgt die Erstellung einer Verfahrensdokumentation mit Dokulytic?
Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD erfolgt im Rahmen einer projektbezogenen Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und dem Berater von Dokulytic.
Über eine gemeinsame Plattform erfolgt dabei sowohl die Daten-und Informationsbeschaffung als auch die Umsetzung der fachlich/textlichen Beschreibungsprozesse.
Der Berater übernimmt dabei eine beratende und moderierende Rolle, dem Auftraggeber obliegt die Beschreibung der Ist-Prozesse sowie die Zurverfügungstellung der erforderlichen Daten zu den dabei eingesetzten Hard-und Softwarekomponenten.
Der Auftraggeber erhält zu Projektbeginn einen individualisierten elektronischen Checklistensatz zu folgenden Bereichen:
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Hardware
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Software
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Abläufe und Prozesse
Nach Auswertung der erhaltenen Checklisten durch unsere Berater wird das Projekt auf der Mandantenplattform angelegt und mit den erhaltenen Daten vorbelegt.
In vorab festzulegenden Zeiteinheiten (Empfehlung 90 Minuten) erfolgt anschließend die gemeinsame Erarbeitung der Verfahrensdokumentation auf der Plattform. Dieser Teil erfolgt in Gestalt eines Interviews bei dem unsere Berater erforderliche Erläuterungen geben und die erhaltenen Antworten in die Verfahrensdokumentation „live“ aufnehmen.